Häufig gestellte Fragen
Alles was du über Crewaro wissen musst – von Funktionen über Preise bis zu Einsatzbereichen.
Allgemein
Was ist Crewaro?
Crewaro ist das Betriebssystem für Events. Es vereint Personal-, Schicht-, Material- und Budgetplanung in einer Plattform. Entwickelt für Veranstalter, Agenturen und Crewing-Unternehmen, die ihre Event-Operations professionell und effizient organisieren möchten.
Für wen ist Crewaro geeignet?
Crewaro richtet sich an Eventveranstalter, Personaldienstleister im Eventbereich, Festival-Organisatoren, Messe- und Kongressveranstalter sowie Catering- und Hospitality-Unternehmen. Von kleinen Teams bis zu großen Organisationen mit hunderten Mitarbeitern.
Welche Probleme löst Crewaro?
Crewaro ersetzt Excel-Listen, WhatsApp-Gruppen und verteilte Tools. Statt Schichtpläne per Spreadsheet zu verwalten, hast du alles in einem System: Personalverwaltung, Schichtplanung, Zeiterfassung, Materiallogistik und Budgetübersicht – alles an einem Ort.
Ist Crewaro auch mobil nutzbar?
Ja. Crewaro ist vollständig responsiv und funktioniert auf Smartphone, Tablet und Desktop. Zusätzlich gibt es native iOS- und Android-Apps für den mobilen Einsatz direkt am Event.
Funktionen
Welche Kernfunktionen bietet Crewaro?
Event-Erstellung & -Verwaltung, Personalstammdaten, Schichtplanung mit Drag & Drop, Crew-Zuweisungen, Positionsverwaltung, Skill-basiertes Matching, Check-in/Check-out, Zeiterfassung & Timesheets, Materialverwaltung, Unterkunftsplanung, Budgetplanung und Datenexport.
Wie funktioniert die Personalverwaltung?
Du lädst Mitarbeiter per E-Mail ein. Sie registrieren sich mit Passwort und werden automatisch deiner Organisation zugeordnet. Du kannst Vertragsarten, Skills, Stundensätze und persönliche Daten verwalten.
Wie funktioniert die Schichtplanung?
Du erstellst Events, definierst Positionen und Schichten, und weist dein Personal zu. Mitarbeiter können Schichten bestätigen oder offene Schichten beantragen. Die Zeiterfassung mit Check-in/Check-out dokumentiert die tatsächlich gearbeiteten Stunden.
Gibt es eine Zeiterfassung?
Ja. Mit Check-in/Check-out und Timesheets. Mitarbeiter checken sich am Event ein und aus. Die Zeiten werden automatisch erfasst und können vom Admin geprüft und genehmigt werden. Verfügbar ab dem Crew Plus Plan.
Kann ich Materialien und Equipment verwalten?
Ja. Mit der Materialverwaltung trackst du Equipment, Mietgeräte und Verbrauchsmaterial. Du kannst Materialien Events zuweisen, Mietzeiten verwalten und den Überblick über dein Inventar behalten. Verfügbar im Operations Plan.
Preise & Pläne
Was kostet Crewaro?
Crewaro bietet vier Pläne: Start (kostenlos, bis 10 Nutzer, 1 Event), Crew (ab 39€/Monat), Crew Plus (ab 59€/Monat) und Operations (ab 99€/Monat). Alle Preise gelten bei jährlicher Abrechnung.
Gibt es einen kostenlosen Plan?
Ja. Der Start-Plan ist dauerhaft kostenlos und beinhaltet bis zu 10 Nutzer und 1 Event. Perfekt zum Testen und für kleine Projekte.
Kann ich jederzeit wechseln oder kündigen?
Ja. Du kannst jederzeit auf einen höheren Plan upgraden. Downgrades und Kündigungen sind zum Ende des aktuellen Abrechnungszeitraums möglich.
Sicherheit & Datenschutz
Wo werden meine Daten gespeichert?
Crewaro nutzt europäische Server. Die Datenbank läuft auf Supabase (PostgreSQL) mit verschlüsselter Übertragung und Row-Level-Security für organisationsbezogene Datentrennung.
Ist Crewaro DSGVO-konform?
Ja. Crewaro wurde mit Datenschutz im Blick entwickelt. Organisationsdaten sind strikt voneinander getrennt. Jede Organisation sieht nur ihre eigenen Daten.
Wie ist die Zugriffskontrolle geregelt?
Crewaro nutzt ein rollenbasiertes System: Admins verwalten die Organisation, Crew-Mitglieder sehen nur ihre eigenen Schichten und Events. Einladungen werden per E-Mail mit zeitlich begrenztem Token versendet.
Einsatzbereiche (Use Cases)
Festival & Open Air
Crew-Planung über mehrere Tage, Schichtwechsel, Check-in/Check-out, Unterkunftsplanung, Material-Logistik und Budget-Tracking – alles für mehrtägige Großveranstaltungen.
Messen & Kongresse
Personal für verschiedene Stände und Bereiche planen, Skill-basiertes Matching für Fachpersonal, Zeiterfassung und effiziente Einsatzplanung.
Catering & Hospitality
Servicekräfte verwalten, Schichten nach Vertragsart (Minijob, Festanstellung, Freelancer) planen, Stundensätze und Abrechnungen im Blick behalten.
Corporate Events & Agenturen
Mehrere Events parallel managen, Crew zwischen Events verschieben, Kunden-spezifische Anforderungen über Positionen und Skills abbilden.
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